Оформление конференций, обзор важных нюансов для успешного мероприятия

2024-04-28 16:18:00

В большинстве случае, сегодня забронировать желаемое помещение для проведения мероприятий, является процессом нелегким. Всё дело в том, что сложно найти хороший, аккуратный зал, и все спешат сделать это заранее. К тому же, надо соответственно успеть оформить зал, учитывая его особенности – это требует отдельного времени и усилий.

Главное, с чего надо начать фирме, которая занимается устройством и протежированием культмероприятий – это разработка общего стиля программы и, затем, оформления зала.

Следующий этап – выбор платформы для проведения программы.

Она должна подходить теме программы, её направлению. Продюсер и художник-оформитель, при встрече обговаривают условия заказа: направление и тематика программы (к примеру, конференция по проектному и торговому финансовому обеспечению), назначенная дата проведения программы, предполагаемые участники, их количество, категория людей, к которым будет обращено послание, форма донесения информации, размер мероприятия (тип заседаний и т.д.).

После проведения первого общения с заказчиком, продюсер начинает управленческую и наблюдательную деятельность, а дизайнер занимается оформлением.

Первое, что делает продюсер, учитывая специфику, тип аудитории, направление конференции – изготавливает некоторое количество образцов для заказчика, предлагает собственные идеи. В основном, они заключаются в определении стиля и направления программы. После того, как заказчик выберет, что ему нужно, производится доработка особенностей дизайна. Выбор оформления исходит от финансовых возможностей заказчика – всё это согласовывается в ходе переговоров.

В оформление помещения включена проработка символики и оттенков в интерьере зала. Также производится регистрация участников (это можно осуществить в электронном или бумажном виде).

Предполагается специальный дресс-код, или элементы внешнего вида, которые будут выделять из присутствующих регистрационную группу конференции. Также нужны подарки для участвующих и т.д. Кстати, подарки и другие сувенирные изделия, их раздачу, необходимо согласовывать со спонсорами программы.

Оформление помещения и платформ для небольших выставок, желательно продумать заранее, так же само, как и фойе, где будет производиться регистрация. Здесь, параллельно с дизайнером нужна помощь инженера, так как необходимо техническое оснащение данного мероприятия. Изготавливаются образцы и напечатанные изображения с названием и указанием тематики программы, символика администрации, спонсоров, скатерти на столы из винила или ткани, таблицы с именами лекторов, регистрационные данные участников программы.

Оформление помещения может быть сделано из различных сценических сооружений с подсветкой или из живых цветов. При этом надо оказать помощь фотографам и видео операторам в их части работы. Им необходимо предоставить завершенную картину с присутствием логотипов конференции, и чтобы не было контрастности теней, а были ярко подчеркнутые оттенки цветов. Приблизительно, в это же время формируется штат сотрудников мероприятия: для наблюдательной работы в зале, выставочном павильоне, на регистрационных столах.

Должное внимание должно быть уделено техническому обеспечению программы (больше информации о техническом оснащении конференций можно узнать по ссылке). Об этом стоит поговорить более конкретно.

Не все и не всегда помещения для проведения конференций имеют качественное снабжение нужными техническими ресурсами. Но и не всегда имеющееся оснащение соответствует целям и заданиям конференции.

Вопросы техники, которые надо разрешить это: разборчивый звук, правильно подобранный свет, видео и кинопроекция. Если мероприятие международного масштаба, то понадобиться синхронный перевод на другой язык.

Таким образом становиться очевидным, что у инсталляционной фирмы и администратора цели одни и те же. Только, если конференция производится единым мероприятием, то этих целей надо достигать быстро и специально предназначенными методами. Для осуществления бизнес-программ все техническое обеспечение должно упираться в одну цель, попытки применить общее, универсальное оснащение, может закончиться неустройством.

Поговорим о звуке

На таких мероприятиях очень важно качество звучания. Системы звука должны работать так, чтобы была внятной речь, и звуковое давление равномерно распределялось по всему залу. Сама громкость не так важна, как разборчивая и четкая речь, слышимая во всех уголках помещения.

Со стороны кажется все довольно простым, но на самом деле равномерности и чистоты звучания добиться не так просто. Не всякие виды микрофонов подойдут для деловых программ. Например, обще употребляемые, мощные, инструментальные или вокальные микрофоны не будут для них эффективны, хотя они и отличаются популярностью. Такого рода микрофоны, предназначены, чтобы быть стойкими к мощному звуковому давлению, непредвиденным падениям предметов и т.д.

Тем более, что те, кто постоянно имеет дело с микрофонами уже знает все особенности пользования ими. Участники данных мероприятий вряд ли будут так осведомлены.

К примеру, масса людей не могут понять, для чего нужны микрофоны. Ответ примерно, такой: «у меня громкий голос, микрофон не надо». Держа его в руках, совершенно им не пользуются, применяют вместо указки или же жестикулируют.

Есть и ещё неуместные действия: постукивают по нему или дуют – совершают, так называемую проверку связи.

Часто на конференции используются петличные микрофоны, ручные или головные микрофоны.

Сейчас очень распространены конференц-системы под названием «круглый стол». Такая популярность вызвана комфортностью и управляемостью. Но настроить хорошо микрофоны сложно.

Но опыт пользования микрофонами показывает, что часто они обладают каким–то одним качеством: или комфортом в употреблении или хорошим звучанием. Системы акустики, предназначенные для озвучки концертных мероприятий или фильмов, в большинстве случаем, не имеют способности усиливать и передавать точно речь.

Инженеры, ответственные за звук, отдают предпочтение большим диаметрам НЧ динамиков и высокой мощности акустики. В случае с конференцией, это будет считаться недостатком.

Сильные низкочастотные динамики не будут уместны, так как они образовывают только волны акустики и производят толчки воздуха. Здесь подойдут специально предназначенные модульные системы, которые направлены на то, чтобы передавать среднечастотный речевой спектр.

Часто случаются трудности с обратным акустическим соединением. Это бывает в случае с маленьким простором помещения, при применении большого числа различных микрофонов (и петличных тоже) и, если лектор совершает много движений на сцене.

Системы автоматики, использующиеся с целью устранения этих трудностей не всегда уместно применять, может случиться непредвиденный исход, а во время конференции непредсказуемых моментов лучше избежать. В этом случае, профессионализм звукоинженеров особенно важен.

Время, выделенное на монтаж, должно быть длительностью 2-3 часа, сделать это лучше вечером, перед утренним началом программы. Если конференция крупная, то было бы более эффективным, арендовать помещение за несколько дней, чтобы основательно подготовиться. Тем более, если это несколько залов – тогда задача усложняется и требует предварительной подготовки. Нужно предусмотреть возможность неполадок и сбоев, длительной настройки звучания и т.д.

Первое: всегда необходимо освещение, так как при видео съемке не нужно выключать свет. Исключение составляют творческие проекты, используемые в целях рекламы продукции. Тогда будет просто нужна игра со светом.

Второе: на бизнес-программах, очень распространены видеоролики, причем с разнообразных носителей. Поэтому предъявляются высокие требования к качеству и контрастности изображения, скорости проработки подаваемого сигнала.

Третье: все более часто применяют светодиодные экраны, проекционные модули, комбинированные плазменные панели и т.д. Все они предполагают отдельные соединения с системой для усиления звука, а также, с ЖК – мониторами (предназначенными для кафедры оратора и стола, на котором заседает президиум).

Чаще всего в ходе организации подобных мероприятий, на решение вышеописанных задач остается мало времени. Бывает, что трудность заключается и в недостатке свободного места. Поэтому, напрашивается главное решение: найти максимально упрощенные и универсальные способы, чтобы осуществить их на любой платформе и уложиться в имеющееся количество времени.

Обеспечение светом

Чем больше проводится подобных программ, тем больше понимается, что световому оснащению нужно уделить отдельное внимание. Фирма, которая организовывает программу, должна иметь в виду, что это мероприятие является деловым – нужно соответственное оформление. Оно должно существенно отличаться от поп-концерта, например.

Ораторы и предприниматели – совершенно другой тип людей, в отличие от артистов. Они не приемлют направленные на их лица лампы, софиты и т.д.

Именно поэтому, экспертам по осветительной части надо хорошо всё обдумать и предоставить максимальные удобства для ораторов. Кстати, разумно установленные цветовые оттенки освещения, очень даже позитивно повлияют на обстановку и настроение конференции.

Световые эффекты применяют, в основном, в начале и в конце программы. Сегодня особенно популярны лазерные представления.

Синхронный перевод выступлений

Международные конференции всегда сопровождаются общениями на нескольких действующих языках, поэтому организация перевода просто необходима.

Последовательный тип перевода, вводит дискомфорт во время проведения программы, постоянно отвлекает. А если ещё несколько действующих языков, то вовсе становиться нереальным.

Известно, что большинство специальных систем по синхронному переводу, применяют для распространения сигнала, инфракрасный тракт. Например, главные изготовители таких систем - Bosch Security Systems, Televic, Taiden и другие. Конечно, если данные системы не присутствуют уже в концертных помещениях, где приемлема проводная разводка.

Эти системы являются довольно дорогостоящими, из-за этого, многие фирмы стремятся выйти из положения с помощью портативных раций, радиопередатчиков, экскурсионных методов, сделанных на радиочастотных сигналах. Но, всё равно, эффект далеко не тот.

Радиосистемы, которые являются самодельными, имеют ряд недостатков, это:

• Отсутствует возможность применения многоканального режима работы, а также осуществления записи собраний.
• Некачественный входящий и выходящий аудио сигналы, вообще система не удобная.

В результате всего этого, конференция получается менее успешной, ведь основная её идея – общение между участниками. А если люди друг друга не могут слышать и понимать, то об общении не может быть и речи. Здесь напрашивается вывод: не стоит производить экономию на зарплатах переводчиков, а также на необходимых системах синхронного перевода.

Дополнительные средства для конференций

В ходе проведения конференции, можно применять большое количество различных средств: световые подсказчики для ораторов, беспроводные мыши для координирования презентаций, современные системы управления аудио, видео и световыми системами, вычислительные конструкции, системы извещений, проводные, а также беспроводные сети и т.п.

После окончательного утверждения имеющихся средств: человеческих, финансовых, технических - суммируется общий бюджет, план подготовки, доставки и сборки всех ресурсов на платформу. Все остальные задачи ложатся на плечи экспертов.

Делая вывод всего описанного, следует сказать, что деловое мероприятие (форум, конгресс, семинар, конференция) имеет совершенно другие особенности в организации, чем концерты и вечера.

Первое: оно предполагает внимательный и старательный подход к разработке программы, выбору ораторов и участников. Второе: стандартные для зрелищных программ сценографические действия, идут в совокупности с полиграфическими работами и управленческими заданиями.

Третье: технические взыскания, которые направлены на обеспечение деловых программ, есть широки, особенны, разнообразны, и сопровождаются постоянной нехваткой.

Если сказать по-другому, то за сжатое количество времени, техническим экспертам надо привести и сделать монтировку видео, аудио, света и перевода на новой платформе, совершать компетентное обслуживание, в конце всё разобрать и увезти.

В-четвертых: надо учитывать то, что к решению поставленных заданий не всегда будут привлечены эксперты этого дела. Поэтому не исключена возможность ошибок и несоответствий, многие могут не знать назначения отдельных средств и методов.

Но организацию всей конференции, если к ней приложены усилия, старания, сможет оценить даже неопытный человек. Эффект всегда будет заметен. И более того, результаты потом скажутся на успехе компаний, организаторов, вообще рекламируемых идей на конференции. Стоит потрудиться основательно!

По материалам редакции AVmarket - avmarket.com.ua